Lengkap! Cara Membuat Job Desk yang Efektif untuk Karyawan
Ilustrasi membuat job desk (pexels.com/Mikhail Nilov)
Follow IDN Times untuk mendapatkan informasi terkini. Klik untuk follow WhatsApp Channel & Google News
Job desk akan membantu karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Maka, pastikan dalam menyusunnya harus tertulis secara jelas dan lengkap. Itulah kenapa untuk membuatnya pun tidaklah mudah.
Tapi tenang, kali ini IDN Times mencoba membantu kamu cara membuat job desk yang efektif. Seperti apa langkahnya? Simak berikut ini!
1. Lakukan analisis pekerjaan
ilustrasi seseorang yang menulis (pexels.com/George Milton)Sebelum kamu memulai membuat job desk, cari tahu dulu mengenai pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan. Kumpulkan data dan semua informasi posisi tersebut.
Kamu pun bisa bertanya ke manajemen terkait yang sedang membutuhkan karyawan. Berikut beberapa pertanyaan yang bisa kamu tanyakan ke mereka.
- Seperti apa permintaan terhadap pekerjaan ini selama 5 tahun terakhir di perusahaan?
- Apakah ada perubahan peran dalam pekerjaan tersebut?
- Keterampilan teknis dan soft skill apa yang harus dimiliki kandidat?
- Seperti apa kompensasi yang ditawarkan kepada kandidat?
2. Ketahui apa saja yang harus tercantum dalam job desk
ilustrasi seseorang sedang menulis (Pexels.com/Judit Peter)Penting untuk memastikan bahwa tidak ada informasi yang tertinggal di dalam job description. Jadi ada beberapa bagian yang harus terpenuhi di dalamnya. Setidaknya berikut beberapa poin yang harus tertera di dalam job desk.
- Job title: Judul pekerjaan yang dicari.
- Job profile/summary: Ringkasan tentang posisinya.
- Responsibilities dan Requirement: Gambaran tanggung jawab spesifik dan kriteria
- About us: Gambaran tentang perusahaan.
3. Tulislah job title secara spesifik dan benar
Ilustrasi pria menulis (pexels.com/vk.studio)Biar job desk kamu lebih efektif, susunlah judul yang tepat dan menarik. Pastikan kamu juga memasukkan kata kunci spesifik dan akurat mengenai peran yang dibutuhkan.
Hindari memasukkan istilah-istilah yang tidak perlu, yang justru malah membuat calon pelamar atau karyawan bingung. Jadi sebagai HRD, memang harus benar-benar tepat dalam membuat job title.
Baca Juga: 5 Hal yang Harus Dipertimbangkan Sebelum Resign dari Pekerjaan
4. Membuat ringkasan pekerjaan yang menarik
ilustrasi menulis (Pexels.com/Ivan Samkov)Gak kalah penting dari yang lain, kamu juga harus membuat ringkasan tentang pekerjaan yang menarik. Tulislah apa yang memang perlu dijelaskan. Sebaiknya ringkasan juga tak perlu terlalu panjang dan berbelit-belit.
Editor’s picks
Langsung saja terangkan apa yang dibutuhkan dari posisi yang ditawarkan. Beri juga sedikit gambaran mengenai perusahaan. Lalu tambahkan kesimpulan yang menyatakan mengapa mereka akan senang jika bekerja di perusahaanmu.
5. Uraikan tanggung jawab secara detail
ilustrasi menulis (pexels.com/Los Muertos Crew)Tulis tanggung jawab di dalam job desk yang kamu buat secara detail, jelas, dan singkat. Cara ini bisa membantu kandidat untuk memahaminya secara mudah dan tahu bagaimana lingkungan kerja serta kegiatan sehari-hari di tempat kerjanya.
Di dalamnya kamu juga menjelaskan bagaimana posisi tersebut di perusahaan. Contohnya, mereka harus melapor atau bagaimana fungsi posisi tersebut di perusahaan. Sebaiknya hindari penggunaan kata seperti “kapan saja”, “tergantung”, "sewaktu-waktu", dan sejenisnya.
6. Jangan lupa masukkan daftar kualifikasi dan keterampilan
Ilustrasi menulis job desk (pexels.com/Vlada Karpovich)Untuk memudahkan dalam penyaringan kandidat, kamu harus memasukkan daftar kualifikasi dan keterampilan. Dua hal ini sangat penting agar lamaran yang masuk sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan.
Contoh yang harus ada adalah pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi, dan keterampilan yang harus dikuasai dalam posisi tersebut. Hindari mencantumkan terlalu banyak kualifikasi untuk menghindari kehilangan kandidat potensial.
7. Tunjukkan seperti apa budaya perusahaan
Ilustrasi menulis job desk (pexels.com/Yan Krukov)Tentunya setiap pelamar ingin tahu bagaimana budaya kerja di tempat yang ingin dia lamar. Jadi mereka punya gambaran bagaimana situasi atau kondisi ketika bekerja. HRD bisa memanfaatkan job desk untuk menggambarkan employer branding perusahaan.
Coba mencantumkan seperti prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya, nilai perusahaan yang dijunjung, dan sejenisnya. Pasalnya, kecocokan karyawan dengan budaya kerja di perusahaan gak kalah penting dari skill atau keterampilan yang dibutuhkan.
8. Buatlah job desk secara rapi dan terstruktur tapi tidak kaku
Ilustrasi menulis job desk (Unsplash/Glenn Carstens-Peters)Job desk yang kamu buat harus tersusun rapi, jelas, dan terstruktur. Hal ini akan membuat kesan bahwa perusahaan sangat profesional. Jadi jangan terlihat kaku dan buatlah lebih menarik. Misalnya, memberi visual yang bagus, sehingga terlihat kreatif.
Selain itu jangan lupa untuk menyesuaikan dengan target kandidat. Kalau targetnya adalah Gen Z, coba tulis job desk dengan bahasa yang lebih santai agar lebih related dengan mereka, begitu pula sebaliknya.
Itulah tadi cara membuat job desk yang efektif. Jika tugas dan tanggung jawab sudah tertulis dengan jelas, maka karyawan pun akan dengan mudah menjalankan pekerjaannya. Semoga artikel ini membantu, ya!
Baca Juga: 5 Tips Maksimalkan Profil LinkedIn untuk Mendapatkan Pekerjaan
