10 Contoh Surat Pengantar Beserta Formatnya untuk Berbagai Keperluan

1. Kop surat

Kop surat menjadi tanda bahwa surat pengantar tersebut dikirim secara resmi dari suatu instansi. Selain itu, kop surat juga memberikan informasi tentang identitas pengirim, mulai dari logo, nama, alamat, hingga kontak yang bisa dihubungi.

Penempatannya sendiri biasanya berada pada bagian surat paling atas. Apabila ada surat yang tidak menyertakan bagian ini, surat tersebut bisa dianggap kurang profesional, lho!

2. Kepala surat

Bagian ini umumnya terletak di atas surat setelah kop surat. Dalam surat pengantar, kepala surat berisikan

• tempat dan tanggal: menunjukkan di mana dan kapan surat dibuat;
• nomor surat: untuk memudahkan pengarsipan;
• lampiran: Jika ada dokumen lain yang dikirimkan bersamaan dengan surat pengantar, biasanya nama dokumen tersebut disebutkan dalam lampiran bersamaan dengan jumlah dokumennya;
• hal: memberikan informasi tentang tujuan dari surat; dan
• nama dan alamat penerima surat: berisi nama orang atau instansi yang hendak dituju.

3. Isi atau badan surat

Badan surat memuat informasi tentang maksud dan tujuan yang akan disampaikan. Bagian ini perlu ditulis sejelas dan sesingkat mungkin agar orang yang menerima surat bisa memahaminya dengan mudah dan cepat.

4. Penutup

Last but not least, ada penutup. Bagian ini juga tak kalah penting dalam sebuah surat pengantar.

Pada penutup, biasanya tertera salam penutup beserta tanda tangan dan nama terang dari pengirim surat. Banyaknya tanda tangan disesuaikan dengan struktur organisasi.

Contoh-contoh surat pengantar

Sudah paham dengan format surat pengantar, kan? Perlu kamu ketahui pula, pada bagian badan surat, isinya akan disesuaikan dengan tujuan maupun keperluan. Hal ini untuk memudahkan penerima dalam memahami maksud dari surat tersebut.

Supaya lebih mengerti, yuk, langsung lihat beberapa contoh surat pengantar sesuai dengan keperluannya berikut ini!

1. Contoh surat pengantar proposal

Surat jenis ini biasanya digunakan untuk permohonan dana maupun proposal kegiatan. Isi dari surat tersebut sebenarnya bisa dikembangkan sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan.

Pada bagian badan surat, bisa diberi penjelasan lebih lengkap terkait maksud dan tujuan dibuatnya surat. Hal itu supaya pembaca dapat memahami maksud dari isi suratnya. 

2. Contoh surat pengantar nikah

Jika ingin membuat dokumen tertentu, biasanya perlu surat pengantar. Contohnya untuk keperluan menikah, ketua RT/RW akan memberikan surat pengantar yang berisikan identitas si pemohon.

Umumnya, surat ini tidak perlu dibuat sendiri. Kamu hanya perlu memintanya kepada pihak terkait.

3. Contoh surat pengantar barang, berkas, dan dokumen resmi

Surat ini biasa disebut sebagai surat jalan. Selain untuk mengantarkan berkas dan dokumen, surat ini juga bisa digunakan sebagai surat untuk mengantarkan orang, lho!

Surat pengantar yang satu ini juga bisa menjadi tanda terima penyerahan barang. Gunanya adalah untuk menjamin keamanan barang selama di perjalanan bila sewaktu-waktu ada pemeriksaan dari pihak berwajib.

4. Contoh surat pengantar dinas

Surat dinas biasa dibuat oleh suatu instansi untuk memberitahukan kegiatan yang akan dilaksanakan. Di dalamnya, juga tertera informasi lengkap tentang waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan. 

Ada beberapa fungsi surat pengantar dinas, antara lain

• sebagai surat pengambilan keputusan,
• sebagai surat izin dari instansi,
• sebagai dokumen pengingat, dan
• sebagai barang bukti legal.

5. Contoh surat pengantar dari kepala sekolah

Seperti namanya, surat pengantar ini dibuat oleh kepala sekolah. Tujuan pembuatannya sendiri adalah untuk memberitahu pihak yang dituju bahwa hal yang akan dilakukan pembawa surat telah diketahui dan disetujui oleh kepala sekolah.

Biasanya, surat pengantar kepala sekolah ditulis untuk keperluan di luar kantor. Seperti pada contoh di atas, surat tersebut sengaja disusun sebagai bukti bahwa pembawa surat telah diketahui dan diizinkan kepala sekolah untuk melakukan pembuatan Karsu.

6. Contoh surat pengantar usulan

Mengusulkan sesuatu juga bisa dilakukan lewat surat pengantar. Pada contoh di atas, pihak Dinas Sosial Kabupaten Wakanda memohon perubahan pos anggaran Tahun 2022 kepada Kepala Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Wakanda.

7. Contoh surat pengantar kerja

Mirip surat pengantar dinas, surat pengantar kerja bisa digunakan untuk berbagai keperluan. Misalnya, surat ini bisa ditulis untuk memberitahukan bahwa perusahaanmu akan mengirimkan salah satu karyawan ke kantor cabang untuk keperluan evaluasi. 

8. Contoh surat pengantar RT

RT tertentu ada yang menyediakan file surat pengantarnya secara online sehingga dapat diunduh kapan saja dan di mana saja. Penggunaan surat pengantar RT juga bisa untuk berbagai hal, salah satunya untuk membuat KTP.

9. Contoh surat pengantar desa untuk mengurus SKCK

Selain RT atau RW, desa juga memiliki surat pengantar. Seperti pada contoh di atas, Desa Wadidaw membuat surat pengantar untuk salah satu penduduknya untuk mengurus Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK).