Memo: Pengertian, Fungsi, Struktur, dan Cara Membuatnya

2. Jenis-jenis memo

Ilustrasi memo (IDN Times/Zihan Berliana)

Secara garis besar, memo bisa dibedakan menjadi dua jenis, yaitu memo yang bersifat resmi dan tidak resmi. Ada yang membedakan di antara keduanya, seperti tipe penggunaan dan hubungan antara penerima dan pengirim.

1. Memo resmi

Memo tipe ini biasanya digunakan untuk keperluan yang bersifat resmi, misalnya catatan yang ditulis antara seorang atasan dan karyawannya. Lalu, bentuknya juga bisa berupa surat permohonan yang dibuat karyawan dan ditujukan kepada atasan dan sebagainya.

2. Memo tidak resmi

Memo tipe tidak resmi tentu digunakan dalam konteks tidak resmi. Contoh penggunaannya adalah catatan yang ditulis seorang teman kepada teman lainnya.

3. Ciri-ciri memo

Ilustrasi memo (IDN Times/Zihan Berliana)

Ada beberapa ciri memo yang bisa kamu pahami, sehingga kamu bisa mudah mengenalinya. Misalnya, catatan singkat ini cenderung memiliki kesamaan bagian seperti surat, tetapi lebih simpel. Lalu, memo adalah bentuk komunikasi yang isinya berupa penjelasan tentang satu hal, saran, atau yang lainnya. Isi memo juga mengandung informasi atau pesan yang relevan dan jelas.

Selanjutnya, memo biasanya terbatas dalam peredarannya. Artinya, biasanya tidak terdapat identitas kantor, misalnya nama dan alamat kantor. Selain itu, penggunaannya bisa hubungan vertikal (atasan dan bawahan) maupun horizontal (kedudukan setara).

4. Tujuan dan fungsi memo

Ilustrasi sebuah memo. (Unsplash.com/diana_pole)

Secara umum, tujuan pembuatan memo adalah untuk memberikan instruksi kepada penerima pesan. Selain memberikan instruksi atau informasi, memo juga bertujuan untuk meminta atau memberikan informasi antara pengirim dan penerima.

Sementara fungsi memo biasanya untuk menyoroti masalah tertentu dan mengingatkan penerima memo untuk melakukan sesuatu. Sebab memo biasanya ditulis untuk keperluan tertentu, misalnya instruksi, pemberitahuan, sampai permintaan.

Baca Juga: 7 Contoh Memo Resmi dan Tidak Resmi, Begini Cara Membuatnya

5. Struktur memo

Ilustrasi memo (IDN Times/Zihan Berliana)

Struktur yang ada di memo sebenarnya cukup sederhana mengingat isinya yang harus singkat dan to the point. Secara umum, struktur memo yang utuh, yaitu bagian kepala, badan, dan kaki. 

Bagian kepala biasanya berisi kop jika yang kamu tulis adalah jenis memo resmi. Kemudian ada pula nama pengirim dan penerima. Kemudian pada bagian badan terdiri dari isi yang memuat maksud dibuatnya catatan tersebut. Lalu bagian kaki biasanya berisi nama lengkap pengirim catatan, tanggal, dan tanda tangan pengirim.

6. Cara membuat memo

unsplash.com/andrewneel

Ada beberapa langkah atau cara membuat memo yang mudah. Sebab jika dilihat dari struktur dan karakteristiknya pun memo tergolong tidak rumit dalam pembuatannya. Kamu juga bisa memilih mau menulis menggunakan tulisan tangan atau mengetiknya lewat komputer atau laptop.

Langkah atau caranya adalah sebagai berikut.

1. Siapkan dulu blangko yang masih kosong, lalu mulai tulis pesan yang ingin kamu sampaikan ke penerima secara jelas.
2. Kamu tetap perlu memperhatikan penggunaan bahasa, misalnya menggunakan kata-kata yang simpel, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami penerima.
3. Selanjutnya jangan lupa menulis nama lengkap pengirim catatan supaya orang yang menerima dapat mengetahuinya. Jangan lupa pula membubuhkan tanda tangan atau paraf pengirim memo.
4. Jika sudah, langsung kirimkan memo tersebut ke orang yang dituju.

Demikianlah pembahasan tentang apa itu memo, jenis-jenis, ciri-ciri, fungsi, struktur, hingga cara membuat memo yang mudah. Jika sudah memahaminya, kamu bisa mulai membuat dan mengirimkannya ke orang yang kamu tuju.

Baca Juga: Hindari Menulis 5 Hal Ini pada Surat Resign, Jaga Profesionalitasmu!